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      如何进行一次高效会议管理?

      分类:
      来源:教育联展网     编辑:andy     更新时间:2018-10-12
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        最佳答案
      • 1、在组织一次会议之前,一定要明确此次会议的目的。会议不论大小、规模,都要有明确的会议议题及所要讨论、解决问题,并要让参会人员知晓,并提前做好准备工作。如果有会议资料需要让参会人员了解,一定要及时发放并叮嘱参会人员阅。

        2、参会人员范围一定要准确。一般参会人员需要组织人员、主持人、会议参与者和记录人。会议参与者范围既不能过大也不能过小。人数过多,表达意见过多、分散,不易形成统一意见,而且也容易造成会议时间的冗长;人数过少,不能有效收集意见。

        3、做好会议前的准备工作。会议前准备工作应包括发放会议通知,通知内容全面,应包括时间、地点、议题、参加人员、会议议程及所需时间、会议要求等,同时要确保发放到位,避免因为参加人未接到通知而影响参会的情形出现。会议现场的布置(包括会场宣传横幅的悬挂、会议座次安排、席签、水果、茶杯、鲜花、资料、会议桌摆放形式)、调试好灯光、音响、空调等电子设备。

        4、会议过程中,要充分发挥主持人的协调作用。合理安排次序,一般重要的议题放在前面讨论。在开会时,要注意紧紧围绕会议议题发言,同时要控制好发言时间,有的企业为了控制时间,设置闹钟、提示器等设备进行提示,当发言人离题太远,也可以提醒主持人制止。当会议议题争论不下时,主持人应及时进行会场协调,保证会议顺利进行。

        5、会议过程中,还有做好服务。例如每隔一段时间就要让服务人员续水、会议有时需要临时增加与会人员,应及时通知等等,还有就是突发情况的及时处置。

        6、会议结束后。有些重要的会议,还需要在会后形成纪要,应督促会议记录人员及时整理会议纪要,呈送相关领导审阅、下发。同时要根据会议记录的决议事项,加强执行监督。

        7、会议最后形成的会议文件要及时归档。别忘了,对于会议组织者要及时对会议整个组织流程进行反思,有哪些环节做得不够好,有哪些环节做的好,及时总结,慢慢制定出会议组织的标准流程,这样既能节约时间、提高效率,也避免遗漏事项。 诺达名师高效会议管理培训

        更新时间:2018-10-12 495
      • 我们都知道很多会议持续的时间都比较长,领导在开会的时候总会说我再讲十分钟就结束会议,结果往往一讲就是一两个小时,从而给与会者形成了一个固有思想,那就是:反正会议时间那么长,可以不必急于思考,不必急于承担任务,也不必往下进行,就会造成会议拖延的情况,这种情况下,与会者的思想是懒散的,因此会议也是低效的。而解决这种状况的办法就是站着开会,如果你是站着开会,就会更加有时间紧迫感,就会开门见山的讲你要说的内容,快点结束会议。这样的会议一般都不会超过30分钟就完成。而且这样的开会方式不仅高效还能更多的节约会议时间,从而使会议更富成效。

        更新时间:2018-10-12 180

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